Praca zdalna: na czym polega, kto może z niej korzystać i jakie są zasady

Co Kodeks pracy uznaje za pracę zdalną?

Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna zastąpiła telepracę oraz tymczasowy „home office” z przepisów covidowych. Wprowadziła ją nowelizacja Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r., która jednocześnie uchyliła przepisy o telepracy. Wcześniej home office opierał się na specustawie covidowej (podaje to poradnikprzedsiebiorcy.pl). Dziś zasady zawiera osobny rozdział Kodeksu pracy (art. 67¹⁸–67³⁴).

Kodeks pracy przewiduje pracę zdalną całkowitą i hybrydową. Osobny tryb to okazjonalna praca zdalna:

• praca zdalna całkowita: cała praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą,
• praca hybrydowa: część pracy w takim miejscu, część w zakładzie,
• okazjonalna praca zdalna: na wniosek pracownika, z rocznym limitem dni.

Jak uzgodnić pracę zdalną z pracodawcą?

Praca zdalna wymaga zgody obu stron. Uzgodnić ją można na dwa sposoby:

• przy zawieraniu umowy o pracę,
• w trakcie zatrudnienia, a zmiana w trakcie nie wymaga formy pisemnej.

Regułę przełamuje polecenie pracy zdalnej. Pracodawca może je wydać w stanie nadzwyczajnym, w czasie epidemii lub zagrożenia epidemicznego oraz do 3 miesięcy po ich odwołaniu. Może też to zrobić przy sile wyższej, na przykład po pożarze albo zalaniu, gdy czasowo nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakładzie.

Te przepisy dotyczą pracowników na umowie o pracę. Nie obejmują umów cywilnoprawnych, takich jak zlecenie czy B2B.

Komu pracodawca nie może odmówić?

Wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący, gdy składa go (art. 67¹⁹ § 6):

• pracownica w ciąży,
• rodzic dziecka do ukończenia 4. roku życia,
• rodzic dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności, opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego albo zaświadczeniem z ustawy „Za życiem”,
• opiekun członka najbliższej rodziny lub osoby we wspólnym gospodarstwie, która ma orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Odmówić wolno tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa z powodu organizacji lub rodzaju pracy. Pracodawca informuje o tym na piśmie lub elektronicznie w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku. Wniosek złożyłabym e-mailem, bo zostaje po nim ślad, a od dnia jego złożenia biegnie termin na odpowiedź.

Regulamin pracy zdalnej i porozumienie: co musi się w nich znaleźć?

Zasady pracy zdalnej ustala w pierwszej kolejności porozumienie z zakładową organizacją związkową. Gdy go nie ma albo w firmie nie działa związek, robi to pracodawca w regulaminie pracy zdalnej, a w firmie bez związku po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeśli nie ma ani porozumienia, ani regulaminu, zasady ustala się w porozumieniu z konkretnym pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej.

Porozumienie i regulamin mają określać:

• grupy pracowników objętych pracą zdalną,
• zasady pokrywania kosztów,
• zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
• sposób porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem,
• zasady kontroli,
• zasady BHP i ochrony informacji.

Każdy wzór regulaminu pracy zdalnej albo porozumienia w sprawie pracy zdalnej powinien zawierać te elementy.

Czy pracodawca płaci za prąd i internet?

Tak, przy pracy zdalnej uzgodnionej lub poleconej pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i niezbędnych usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴). Wyjątkiem jest praca okazjonalna.

Pracodawca ma też obowiązek zapewnić:

• materiały i narzędzia pracy,
• szkolenia,
• pomoc techniczną.

Rozliczenie nie musi polegać na zwrocie kosztów rzeczywistych. Gdy pracownik używa własnego sprzętu, pracodawca może wypłacać ekwiwalent. Może też płacić ryczałt, który odpowiada przewidywanym kosztom.

Ile dni okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje?

Do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika złożony na piśmie lub elektronicznie (art. 67³³). Praca zdalna okazjonalna nie daje prawa do zwrotu kosztów z art. 67²⁴.

	Okazjonalna praca zdalna	Praca zdalna uzgodniona
Podstawa	wniosek pracownika	uzgodnienie przy umowie lub w trakcie zatrudnienia
Limit dni	do 24 dni w roku kalendarzowym	zgodnie z uzgodnieniem
Kto inicjuje	pracownik	pracownik lub pracodawca za zgodą drugiej strony; wniosek wiążący tylko dla grup z art. 67¹⁹ § 6
Forma	pismo lub forma elektroniczna	przy zmianie w trakcie zatrudnienia bez formy pisemnej
Zwrot kosztów prądu i internetu	brak obowiązku	pracodawca pokrywa koszty

Jak wygląda BHP i kontrola przy pracy z domu?

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie, że stanowisko w wybranym miejscu zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki. Pracodawca przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego. Kontrola obejmuje wykonywanie pracy, BHP i ochronę informacji, a odbywa się w miejscu pracy zdalnej i w godzinach pracy. Praca toczy się w uzgodnionym miejscu, a jego zmiana wymaga uzgodnienia z pracodawcą.

Czy można wrócić do biura?

Tak, przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej (art. 67²³). Powrót do poprzednich warunków następuje w uzgodnionym terminie, najpóźniej w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

Gdzie zgłosić naruszenie przepisów o pracy zdalnej w Krakowie?

Skargę na pracodawcę, na przykład za brak zwrotu kosztów albo odmowę niezgodną z art. 67¹⁹ § 6, rozpatruje Państwowa Inspekcja Pracy. Dla Krakowa właściwy jest Okręgowy Inspektorat Pracy w Krakowie. Tekst opisuje przepisy i nie jest poradą prawną, a w sporze może pomóc inspektor pracy lub prawnik.